Arbeitszeugnis selbst schreiben: so geht es richtig

Dein Chef legt dir ein leeres Word-Dokument auf den Tisch und sagt: „Schreib mir doch mal deinen Entwurf." Genau das passiert in deutschen, österreichischen und Schweizer Unternehmen ständig, weil Führungskräfte schlicht keine Zeit haben und die Personalabteilung ohnehin eine Vorlage will.

Du formulierst selbst. Das ist deine Chance.

Dass du das Zeugnis selbst formulierst, bedeutet nämlich, dass du bestimmst, welche Projekte und Zahlen drinstehen, und genau deshalb lohnt es sich, den Aufbau einmal wirklich zu verstehen und nicht einfach draufloszuschreiben.

Warum Chefs das verlangen#

Der Grund ist unspektakulär: Ein Zeugnis braucht Fakten, die nur du kennst. Welche Kundenaufträge hast du betreut, welche Vertretung hast du übernommen, welches Tool hast du eingeführt. Dein Vorgesetzter weiß das selten im Detail, du schon.

Dazu kommt die Angst vor Formfehlern, denn ein falsch gesetzter Satz kann das Zeugnis angreifbar machen, und deshalb holen sich viele Führungskräfte lieber den Entwurf vom Mitarbeiter und segnen ihn dann nur noch ab. Übliche Praxis. Kein Vertrauensbruch.

Dein Anspruch: wohlwollend und wahr#

Du hast Anspruch auf ein Zeugnis, das wohlwollend und wahr sein muss. Beides gleichzeitig. Der Arbeitgeber darf also nichts Negatives hineinschreiben, das nicht stimmt, aber er darf auch nichts erfinden, was dir schmeichelt.

Was genau drinstehen muss, welche Fristen gelten und ob dir ein Zwischenzeugnis zusteht, steht im Arbeitsvertrag, im anwendbaren Kollektiv- oder Gesamtarbeitsvertrag und im geltenden Recht. Diese Regeln unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz, und du solltest sie im Zweifel direkt bei der zuständigen Stelle oder in deinem Vertrag nachlesen. Keine Pauschalantwort.

Der Aufbau eines qualifizierten Zeugnisses#

Ein qualifiziertes Zeugnis hat eine feste Reihenfolge. Wenn eine Zeile fehlt, merkt das jeder Personaler sofort.

• Einleitung mit Personalien, Eintrittsdatum und Austrittsdatum
• Beschreibung des Unternehmens, kurz und sachlich
• Aufgabenbereich, konkret und nach Priorität sortiert
• Leistungsbeurteilung, mindestens ein Absatz zur Arbeit selbst und ein Absatz zum Verhalten
• Schlussformel mit Dank, Bedauern und Zukunftswunsch
• Ort, Datum, Unterschrift mit Name und Funktion

Die Einleitung

Hier steht, wer du bist, wann du eingetreten bist und warum du gehst. Freiwillig klingt besser als betriebsbedingt, aber nur wenn es stimmt. Lüg hier nicht rein, das fliegt spätestens im Referenzgespräch auf.

Muster für eine Sachbearbeiterin:

Frau Anna Berger, geboren am 12.03.1991, war vom 1. August 2019 bis zum 31. März 2026 als Sachbearbeiterin im Kundenservice der Muster GmbH in St. Pölten beschäftigt.

Das Unternehmen

Zwei Sätze reichen völlig. Was die Firma macht, wie groß sie grob ist, wo sie sitzt. Alles darüber hinaus liest sich wie eine Werbebroschüre und verrät, dass dir nichts Besseres eingefallen ist.

Die Muster GmbH ist ein mittelständischer Hersteller von Industriekomponenten mit Sitz in St. Pölten und Niederlassungen in Deutschland und der Schweiz.

Der Aufgabenbereich

Hier zählt Konkretheit. Nicht „diverse Bürotätigkeiten", sondern die drei bis fünf Dinge, die deine Stelle ausgemacht haben, sortiert nach Gewicht. Das ist der Abschnitt, den du am längsten ausformulieren solltest, weil er später als Beleg für die Leistungsbeurteilung dient.

Muster:

Zu Frau Bergers Aufgaben gehörten die eigenständige Betreuung eines Kundenstamms von rund 180 Bestandskunden im DACH-Raum, die Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, die Reklamationsbearbeitung sowie die Vertretung der Teamleitung in deren Abwesenheit.

Die Leistungsbeurteilung

Der wichtigste Absatz. Hier beurteilt der Arbeitgeber deine Arbeitsweise, deine Zuverlässigkeit und deine Fachkenntnisse. Vier Dinge sollten vorkommen: Arbeitsergebnis, Arbeitsweise, Belastbarkeit, Weiterbildungsbereitschaft.

Das Verhalten

Das Verhalten wird gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden beurteilt, in dieser Reihenfolge. Ein Satz reicht, wenn er vollständig ist. Ein fehlender Bezug zu Vorgesetzten fällt negativ auf, auch wenn er nur vergessen wurde.

Die Noten im Zeugnissprache-Code#

Personaler lesen Zeugnisse über Formeln, nicht über Inhalt. Die Note steckt fast immer im Adverb und im Grad der Zufriedenheit, und wer diese Skala einmal verstanden hat, wird sein eigenes Zeugnis nie wieder mit anderen Augen sehen. Die klassische Staffelung sieht so aus:

• stets zu unserer vollsten Zufriedenheit = sehr gut
• stets zu unserer vollen Zufriedenheit = gut
• zu unserer vollen Zufriedenheit = befriedigend
• zu unserer Zufriedenheit = ausreichend
• insgesamt zu unserer Zufriedenheit = mangelhaft, der Klassiker für einen Tritt

Achtung bei „stets". Ohne dieses eine Wort rutschst du automatisch eine Note runter. Und „jederzeit" oder „außerordentlich" können das noch toppen, wenn sie wirklich passen.

Wer wissen will, wie verdeckte Signale wie „mit großem Engagement" oder „trotz Belastung" gemeint sind, findet dazu mehr in unserem Ratgeber Arbeitszeugnisse verstehen.

Formulierungen, die nach Eigenlob klingen#

Wenn du dein Zeugnis selbst schreibst, verfällst du leicht in Superlative. „Herausragende Fachkompetenz" und „stets über den Erwartungen" klingen im eigenen Entwurf wie Selbstlob und im Zeugnis wie eine Übertreibung, die der Arbeitgeber nie unterschrieben hätte. Genau deshalb wirken sie unglaubwürdig.

Besser: sachlich formulieren und die Note über die Standardformel transportieren, denn der Leser weiß, was „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" bedeutet, und braucht keine Adjektive dazu. Zurückhaltung wirkt. Übertreibung nicht.

Vollständiges Muster für eine Sachbearbeiterin#

Hier ein durchgehender Entwurf, den du auf deine Stelle anpasst. Er ist bewusst im Rahmen, damit dein Chef ihn ohne Zögern unterschreibt.

Frau Anna Berger, geboren am 12.03.1991, war vom 1. August 2019 bis zum 31. März 2026 als Sachbearbeiterin im Kundenservice der Muster GmbH in St. Pölten beschäftigt.

Die Muster GmbH ist ein mittelständischer Hersteller von Industriekomponenten mit Sitz in St. Pölten und Niederlassungen in Deutschland und der Schweiz.

Zu Frau Bergers Aufgaben gehörten die eigenständige Betreuung eines Kundenstamms von rund 180 Bestandskunden im DACH-Raum, die Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, die Reklamationsbearbeitung sowie die Vertretung der Teamleitung in deren Abwesenheit.

Frau Berger erledigte die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit. Sie zeichnete sich durch eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise aus und behielt auch bei hohem Auftragsvolumen den Überblick. Ihre Fachkenntnisse setzte sie sicher und eigenverantwortlich ein. Sie bildete sich regelmäßig weiter und brachte neue Erkenntnisse aktiv in die Abteilung ein.

Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kunden war stets einwandfrei.

Wir danken Frau Berger für die stets sehr guten Leistungen und bedauern ihr Ausscheiden sehr. Für ihre berufliche und private Zukunft wünschen wir ihr alles Gute und weiterhin viel Erfolg.

Die Schlussformel#

Die Schlussformel hat drei Teile: Dank, Bedauern, Zukunftswunsch. Fehlt einer davon, ist das für Personaler ein Warnsignal, und fehlt das Bedauern etwa komplett, liest das jeder als „die wollten sie eigentlich loswerden". Das willst du nicht.

Der Dank wird gern mit einer Leistungsnotiz kombiniert, „für die stets sehr guten Leistungen" verstärkt die Note noch einmal. Der Zukunftswunsch bleibt neutral. „Alles Gute und weiterhin viel Erfolg" ist der Standard.

Bevor du das Zeugnis abgibst#

Ein kurzer Check schadet nie, bevor du den Entwurf an die Personalabteilung schickst:

• Stehen Eintritts- und Austrittsdatum korrekt drin?
• Ist der Aufgabenbereich konkret und vollständig?
• Kommt die Leistungsbeurteilung in mindestens einem eigenen Absatz vor?
• Steht das Verhalten gegenüber allen drei Gruppen drin?
• Enthält die Schlussformel alle drei Teile?
• Ist die Unterschrift mit Name und Funktion versehen?

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Häufige Fragen#

Kann mein Chef mich zwingen, das Zeugnis selbst zu schreiben?

Zwingen im rechtlichen Sinn kann dich niemand, praktisch weist dich dein Vorgesetzter aber an, einen Entwurf zu liefern. Das ist üblich und für dich sogar vorteilhaft, weil du die Fakten setzen kannst.

Was mache ich, wenn mein Chef meinen Entwurf nicht unterschreiben will?

Sprich konkret an, was ihn stört, meist ist es eine einzelne Formulierung. Einigt ihr euch nicht, kannst du eine Fassung verlangen, die der Arbeitgeber selbst verantwortet, und notfalls die zuständige Stelle einschalten.

Wie lang sollte das Zeugnis sein?

Üblich sind eine bis zwei Seiten für eine Sachbearbeiterin, bei Führungsverantwortung gern mehr. Unter einer halben Seite wirkt dünn und wird im Zweifel als Schwachstelle gelesen.

Dürfen Zahlen wie Umsatz oder Kundenzahl im Zeugnis stehen?

Ja, wenn du und dein Arbeitgeber das wollen. Details zu beziffern ist aber keine Pflicht, und manche Unternehmen verzichten bewusst darauf, um keine Betriebsinterna preiszugeben.

Was ist der Unterschied zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis?

Das einfache Zeugnis bestätigt nur, dass und wie lange du dort warst. Das qualifizierte Zeugnis enthält zusätzlich Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, und genau das verlangen Arbeitgeber fast immer.