Bewerbung zurückziehen: Mustertext und richtiger Zeitpunkt

Du hast woanders unterschrieben, oder die Stelle fühlt sich plötzlich falsch an. Da liegt noch eine Bewerbung, die du gar nicht mehr willst. Kein Problem.

Warum früher immer besser ist#

Je früher du zurückziehst, desto sauberer läuft es für alle Beteiligten, denn vor einem Gesprächstermin ist der Aufwand für das Unternehmen noch klein, und ein gelöschter Kalendereintrag reicht meistens. Danach haben sich schon mehrere Leute Zeit genommen, und das hinterlässt einen faden Nachgeschmack.

Ruf an oder schreib, sobald du deine Entscheidung getroffen hast. Nicht erst am Tag vor dem Termin. Auch nicht erst, wenn die Zusage für die andere Stelle schwarz auf weiß da liegt, sondern sobald du für dich entschieden hast.

Drei Gründe tauchen immer wieder auf: ein anderes Angebot, die Stelle passt doch nicht, private Gründe. Alle drei sind in Ordnung. Du musst keinen davon belegen.

Telefon oder E-Mail?#

Mein Rat: Telefon, wenn es ein kleiner Betrieb ist oder du schon persönlichen Kontakt hattest, denn ein kurzer Anruf wirkt menschlich, und du bekommst sofort eine Reaktion statt einer Mail, die im Postfach verschwindet. Danach schickst du zur Sicherheit eine kurze Bestätigung per E-Mail.

Bei großen Firmen mit Bewerberportal oder bei Initiativbewerbungen reicht E-Mail völlig, weil sie direkt beim Recruiter landet und dokumentiert ist, während du am Telefon oft nur eine Zentrale erreichst, die dich weiterverbinden soll. Das frisst Zeit.

Kurz, höflich, ohne lange Begründung. Das ist die ganze Regel. Wer drei Absätze über die eigene Lebenskrise schreibt, gibt zu viel von sich preis und läuft Gefahr, dass die Sache emotional wird.

Mustertext 1: vor dem Gespräch#

Betreff: Rücknahme meiner Bewerbung, Max Mustermann

Sehr geehrte Frau Berger,

hiermit ziehe ich meine Bewerbung auf die Stelle als Projektleiter zurück. Ich habe mich für einen anderen Weg entschieden.

Vielen Dank für Ihre Zeit und die angenehme Kommunikation. Über eine kurze Bestätigung des Eingangs würde ich mich freuen.

Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann

Das reicht. Keine Firma, kein Gehaltsgrund, keine Entschuldigungswelle. Wenn du die Stellenbezeichnung nicht kennst, nimm einfach das Datum der Bewerbung dazu.

Mustertext 2: nach dem Gespräch#

Betreff: Rücknahme meiner Bewerbung, Max Mustermann

Sehr geehrter Herr Keller,

vielen Dank für das freundliche Gespräch am Montag. Nach reiflicher Überlegung habe ich mich entschieden, meine Bewerbung zurückzuziehen, weil die Stelle nicht zu meinen beruflichen Plänen passt.

Ich bedauere, Ihre Zeit in Anspruch genommen zu haben, und wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Besetzung.

Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann

Hier darfst du dich für das Gespräch bedanken. Aber eine Sache zur Begründung, nicht drei. Der Satz "passt nicht zu meinen beruflichen Plänen" deckt alles ab, ohne dich festzunageln.

Mustertext 3: nach mündlicher Zusage#

Das ist die heikle Variante. Du hast zugesagt, aber noch nicht unterschrieben. Ziehst du jetzt zurück, kostet das das Unternehmen spürbar Zeit, weil sie schon intern alles vorbereitet haben.

Betreff: Rücknahme meiner Zusage, Max Mustermann

Sehr geehrte Frau Berger,

ich muss unsere Vereinbarung vom Dienstag leider zurücknehmen. Durch private Umstände kann ich die Stelle nicht antreten. Es tut mir aufrichtig leid, dass ich Sie damit kurzfristig belaste.

Ich weiß, dass das eine schwierige Situation ist, und danke Ihnen für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann

Bei einer mündlichen Zusage gelten im Zweifel vertragliche oder tarifliche Regeln, je nachdem, was im Vertrag oder in der Betriebsvereinbarung steht, und wenn etwas unklar ist, frag eine Rechtsberatung wie die Arbeiterkammer in Österreich oder eine Gewerkschaft. Vor der Vertragsunterschrift ist man in Deutschland und der Schweiz in der Regel noch nicht gebunden, aber Details hängen von deiner Situation ab. Im Zweifel: nachfragen.

Tür offen halten#

Du weißt nie, wo du der Firma nochmal begegnest. Der Recruiter, den du jetzt kurz enttäuschst, wechselt vielleicht in zwei Jahren zu deinem Wunscharbeitgeber. Deshalb freundlich bleiben.

Wenn du dich auf neue Stellen bewirbst, hilft ein sauberer Lebenslauf, und bevor du ihn verschickst, prüf ihn mit dem kostenlosen ATS-Check, damit er die automatische Vorauswahl überhaupt erst übersteht. Gerade bei großen Firmen sortiert die Software Bewerbungen aus, bevor ein Mensch sie sieht.

Aktuelle Stellenangebote findest du auf JobRise, und wenn du gezielt in Deutschland suchst, schau dir die Jobs in Deutschland an. Manchmal ist eine abgebrochene Bewerbung der Anstoß, endlich die richtige Stelle zu suchen.

DSGVO: um Löschung bitten#

Du darfst das Unternehmen bitten, deine Daten zu löschen. Das ist dein Recht nach der DSGVO. Formuliere es einfach direkt.

Muster: "Hiermit ziehe ich meine Bewerbung zurück und bitte Sie, meine personenbezogenen Daten zu löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen."

Letzterer Zusatz ist wichtig, denn Bewerbungsunterlagen müssen in manchen Fällen aufbewahrt werden, etwa für mögliche Gleichstellungsklagen, und die Fristen unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz. Frag im Zweifel nach, welche Frist die Firma ansetzt. Wenn du unsicher bist, wie du mit Absagen und Rückmeldungen umgehst, hilft dir unser Artikel zum Umgang mit Absagen in der Bewerbung weiter.

Checkliste für deine Rücknahme#

• Entscheidung treffen und sofort handeln, nicht warten
• Ansprechpartner raussuchen, Name aus der Einladung oder der Bewerbung
• Telefon wählen oder E-Mail schreiben, je nach Firmengröße
• Kurzer Text, maximal fünf Sätze
• Keine neuen Firmennamen oder Gehaltsangaben nennen
• Um Löschung der Daten bitten, wenn du sie nicht mehr willst
• Bestätigung des Eingangs erbitten
• Gesprächstermin absagen, nicht einfach nicht erscheinen

Kostenlose Tools#

• Umgang mit Absagen
• kostenlosen ATS-Check
• aktuelle Stellenangebote
• Jobs in Deutschland

Häufige Fragen#

Muss ich einen Grund für die Rücknahme nennen?

Nein. Du kannst dich einfach für einen anderen Weg entschieden haben. Ein kurzer, allgemeiner Grund wirkt freundlicher als gar keiner, aber du schuldest keine Details.

Kann ich eine Bewerbung auch nach der Vertragsunterschrift zurückziehen?

Das ist dann kein Rückziehen mehr, sondern eine Kündigung. Die Regeln hängen von deinem Vertrag, der Probezeit und dem anwendbaren Recht ab, also schau in den Vertrag und hol dir im Zweifel rechtlichen Rat.

Was passiert, wenn ich einfach nicht zum Gespräch erscheine?

Das nennt man No-Show, und es bleibt hängen. Firmen merken sich das, und in manchen Branchen reden Recruiter untereinander. Ein kurzer Absager kostet dich zwei Minuten.

Soll ich mich auch bei einer Absage höflich melden?

Ja, wenn du noch Interesse an der Firma hast. Schreib kurz, dass du dich später nochmal bewerben möchtest, und frag, ob das okay ist. Mehr braucht es nicht.

Wie lange muss das Unternehmen meine Bewerbungsdaten aufbewahren?

Das hängt vom Land und von der Situation ab, und die Fristen sind unterschiedlich. Frag direkt nach, welche Aufbewahrungsfrist die Firma ansetzt, oder lies die Datenschutzerklärung auf deren Website.