Prueba de Excel en entrevistas: qué piden y cómo prepararte

Te citan a una entrevista y de repente aparece la prueba de Excel. No es teórica: te dan un archivo con dos tablas sucias y te piden que cruces datos y resumas algo. En 20 minutos se ve si sabes o si solo has oído hablar de fórmulas.

Los puestos que suelen pedirla son muy concretos. Administración, contabilidad, logística, compras, análisis de datos y control de gestión. También soporte financiero y operaciones, donde vas a tocar pedidos, facturas o inventarios.

Dónde te la vas a encontrar#

En contabilidad y administración, la prueba suele ser un libro con asientos o facturas y te piden conciliar, buscar diferencias y armar un resumen. En logística y compras te dan un listado de pedidos y stock, y te piden cruzar contra un catálogo de proveedores. Mira la primera fila antes de tocar nada.

En analítica el ejercicio es más de tablas dinámicas y menos de fórmulas sueltas, te dan ventas crudas y quieren que resumas por región, producto y mes con un gráfico que se entienda. Ojo con el gráfico: si eliges un 3D con degradado, pierdes puntos de criterio. Simple gana.

Un detalle que casi nadie prepara: la prueba a veces es en Google Sheets o en Excel en inglés. Los nombres cambian, pero la lógica es exactamente la misma. Practica en ambos si puedes.

Qué entra en una prueba de nivel medio#

Esto es el temario real. Si dominas estas funciones, llegas bien a la mayoría de pruebas:

• BUSCARV y BUSCARX (en inglés, VLOOKUP y XLOOKUP) para cruzar dos tablas
• SI (IF) para clasificar o marcar excepciones
• SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) y CONTAR.SI (COUNTIF) para sumar y contar con criterios
• Tablas dinámicas para resumir sin fórmulas
• Filtros y ordenar para explorar datos
• Formato condicional para marcar top y bottom
• Validación de datos para desplegables
• Gráficos simples de columnas, líneas o barras

Lo que casi nunca entra: macros, VBA, funciones matriciales raras. No pierdas tres semanas en eso si no has practicado BUSCARX. Prioridad clara.

Ejercicio resuelto: cruzar dos tablas y resumir por región#

Te doy el ejercicio más típico y lo resolvemos. Tienes una tabla de ventas con columnas: Fecha, ID de producto, Unidades, Precio unitario. Y una tabla de catálogo con: ID de producto, Nombre, Región, Categoría.

Te piden tres cosas: calcular el importe por línea, traer la región del catálogo, y resumir ventas totales por región. Nada del otro mundo.

Paso 1, importe por línea. En una columna nueva escribes =Unidades * Precio_unitario. Nada raro.

Paso 2, traer la región. Si tienes Excel 365, usas =BUSCARX([@ID_producto]; Catalogo[ID_producto]; Catalogo[Region]; "no encontrado"), y el cuarto argumento es el que te salva cuando un ID no existe en el catálogo. Si tu Excel es viejo y no tiene BUSCARX, usas =BUSCARV([@ID_producto]; Catalogo; 3; FALSO) y te aseguras de que la columna de región sea la tercera del rango. Dos caminos, mismo resultado.

Paso 3, resumir por región. Seleccionas la tabla de ventas, Insertar, Tabla dinámica. Arrastras Región a filas e Importe a valores. Listo.

Paso 4, si te piden fórmula en vez de tabla dinámica, usas =SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Importe]; Ventas[Region]; "Norte"). O mejor, con la región en una celda (digamos F2), =SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Importe]; Ventas[Region]; F2), y arrastras. Más limpio.

Paso 5, un gráfico de columnas con el resumen. Sin 3D, sin leyenda redundante, con título que diga qué estás mirando.

Lo que distingue a alguien que aprueba: guarda el archivo con un nombre claro, deja la tabla dinámica nombrada, y anota en una celda aparte qué hiciste, porque el revisor agradece no tener que adivinar tu trabajo. Detalle que suma.

Plan de práctica de 7 días#

Día 1. Repasa BUSCARV, BUSCARX, SI y SUMAR.SI.CONJUNTO con un archivo inventado de 50 filas. Nada de tutoriales: escribe fórmulas.

Día 2. Cruza dos tablas como en el ejercicio anterior, pero con datos sucios: mayúsculas mezcladas, espacios extra, algún ID que no existe. Ahí se aprende.

Día 3. Tablas dinámicas. Resumen por región, por mes, con filtro de fecha.

Día 4. Formato condicional y validación de datos. Marca los 10 mayores importes y crea un desplegable de categorías.

Día 5. Gráficos. Columnas, líneas, barras. Uno por hoja, con título y sin adornos.

Día 6. Simula la prueba completa con cronómetro: 20 minutos, dos tablas, un resumen y un gráfico, sin mirar fórmulas en internet, porque en la entrevista real tampoco lo harás. Duro pero útil.

Día 7. Repasa tus errores del día 6 y rehaz solo esas partes. Después revisa tu CV con el chequeo ATS gratis para confirmar que las palabras clave de Excel se leen bien en el documento.

Un consejo de preparación: practica con el mismo Excel que usarás en la entrevista, no con una versión distinta. Si la oferta no lo especifica, pregunta por correo antes de ir.

Cómo poner tu nivel de Excel en el CV#

Aquí es donde la gente se dispara y luego se cae en la prueba. Si escribes "nivel avanzado" y te preguntan por tablas dinámicas con campos calculados, se nota al primer intento. Cuidado con eso.

Regla simple: escribe lo que puedas demostrar en 20 minutos sin mirar. Si puedes cruzar tablas con BUSCARX, hacer una tabla dinámica y un gráfico limpio, dices "intermedio". Si solo sabes sumar y formatear, dices "básico".

Ejemplo de cómo se ve en un CV, antes y después.

Antes: "Manejo avanzado de Excel".

Después: "Excel intermedio: BUSCARX, SI, SUMAR.SI.CONJUNTO, tablas dinámicas y formato condicional. Uso diario para conciliar facturas y resumir ventas por región".

La segunda versión es creíble porque nombra funciones concretas y dice para qué las usas, y si quieres ver más formas de encajar esto en tu perfil, mira qué poner en aptitudes del CV. Menos humo, más detalle.

Dónde buscar puestos que piden Excel#

Si estás empezando la búsqueda, entra a las ofertas de empleo y filtra por administración, contabilidad, compras o logística. Y si apuntas a España en concreto, la sección de empleos en España te sirve para ver qué perfiles se piden allí. Filtra por ciudad también.

Un tip: guarda las ofertas que mencionan Excel y anota qué funciones nombran. Eso te dice qué practicar antes de la prueba, y te da vocabulario para el CV. Ahí está el patrón.

Preguntas frecuentes#

¿Cuánto dura una prueba de Excel?

Lo normal es entre 15 y 30 minutos, casi siempre sin internet y sin acceso a tus apuntes. Si te avisan de que dura más de una hora, pregunta qué evalúa exactamente, porque puede ser un ejercicio de caso y no una prueba técnica.

¿Puedo usar Google Sheets en vez de Excel?

Depende de la empresa: algunas te dejan elegir, otras exigen Excel porque es lo que usan en el puesto. Si tu flujo de trabajo es Sheets, dilo antes de empezar y pregunta si puedes usarlo.

¿Qué pasa si no me sé una función?

Dilo y sigue con lo que sepas. Explica en voz alta cómo lo resolverías con otra fórmula o con tabla dinámica, porque el razonamiento pesa tanto como el resultado.

¿Me van a pedir macros o VBA?

Casi nunca en una prueba de nivel medio. Suele salir solo en puestos técnicos o de automatización, y en ese caso lo dirán en la oferta, así que no gastes tu semana de preparación en macros si no te las han pedido.

¿Cómo sé si mi nivel es básico, intermedio o avanzado?

Básico es sumar, formatear y filtrar. Intermedio es cruzar tablas con BUSCARX, usar SI, SUMAR.SI.CONJUNTO y tablas dinámicas. Avanzado es modelar datos, automatizar y resolver casos con datos sucios sin ayuda.