Mitarbeitergespräch vorbereiten: Fragen, Ziele, Gehalt

Dein Mitarbeitergespräch steht an und du hast keinen Plan, was du sagen sollst. Genau da hakt es. Die meisten hören sich eine halbe Stunde zu und gehen raus, ohne irgendetwas erreicht zu haben.

Was im Jahresgespräch wirklich passiert#

Der Ablauf ist fast überall gleich, auch wenn dein Chef das Gespräch "Jahresgespräch", "Feedbackgespräch" oder "Entwicklungsgespräch" nennt. Erst kommt der Rückblick, dann Feedback in beide Richtungen, danach Ziele für die nächsten Monate, Entwicklung und Weiterbildung, und ganz am Ende manchmal das Thema Gehalt.

Deine Vorgesetzte hat den Termin oft im Kalender stehen, weil die Personalabteilung das verlangt. Das heißt nicht, dass das Gespräch leblos werden muss. Ganz im Gegenteil: Wer vorbereitet reinkommt, bestimmt die halbe Agenda mit.

Wichtig für die DACH-Region: Was konkret besprochen werden muss, steht selten im Gesetz, sondern in deinem Arbeitsvertrag oder im anwendbaren Kollektivvertrag beziehungsweise in der Gesamtbetriebsvereinbarung. Schau dort nach. Sonst ärgerst du dich hinterher.

Deine Erfolgsliste: der wichtigste Teil der Vorbereitung#

Fang zwei Wochen vorher an. Nimm ein Blatt und schreib alles auf, was du seit dem letzten Gespräch gemacht hast. Nicht nur die großen Projekte, auch die Nebensachen: die Einarbeitung des neuen Kollegen, die Dokumentation, die Sache mit dem Lieferanten, die du im Februar gerettet hast.

Jeder Punkt braucht einen Beleg. Zahlen, wenn du sie hast. Ein Feedback-Mail, wenn keine Zahl existiert. Ein Datum. Ein Recruiter überfliegt deinen Lebenslauf nur, dein Chef hat im Gespräch mehr Zeit, aber auch nur, wenn du ihm etwas zum Festhalten gibst.

Schlecht: "Ich habe mich um die Kunden gekümmert." Gut: "Ich habe den Key Account Nord übernommen, 14 Bestandskunden betreut und die Vertragsverlängerung im Oktober abgeschlossen." Sieh den Unterschied.

Übrigens: Wenn dein Lebenslauf noch nach dem alten Job klingt, obwohl du längst mehr machst, aktualisiere ihn vorher und lass ihn vom kostenlosen ATS-Check laufen. Nicht wegen des Gesprächs selbst, sondern weil du dann siehst, ob deine Erfolge auch außerhalb deines Betriebs verständlich formuliert sind.

Eigene Ziele formulieren: SMART statt Wunschdenken#

Dein Chef kommt meist mit zwei, drei Zielen um die Ecke. Bring deine eigenen mit, sonst läuft das Gespräch auf seine Liste hinaus. Die SMART-Methode klingt nach Schulung, funktioniert aber im Gespräch sehr gut, weil sie dich zwingt, konkret zu werden.

SMART heißt: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert. Also nicht "Ich will besser im Projektmanagement werden", sondern so:

"Bis zum 30.06. leite ich das Migration-Projekt X eigenständig, inklusive Wochen-Statusmail an die Abteilungsleitung und einem Abschlussbericht. Den Fortbildungskurs zum Projektmanagement mache ich im Q2 und rechne die Kosten vorher mit der Geschäftsführung ab."

Das ist ein Ziel, das dein Chef abnicken kann, weil jeder Satz überprüfbar ist, und es ist gleichzeitig dein Argument für später: Wer ein Projekt eigenständig leitet, kann über Verantwortung sprechen. Zwei Fliegen, eine Klappe.

Weiterbildung: komm mit einer Idee, nicht mit einer Bitte#

"Ich würde gern mal einen Kurs machen" bringt dich nirgendwohin. Komm mit zwei konkreten Angeboten, dem Zeitraum und einer groben Kostenspanne, die du dir vorher recherchiert hast. Sag in einem Satz, was der Kurs für die Arbeit bringt.

Ob dein Arbeitgeber die Kosten übernimmt und ob es Freistellung gibt, hängt vom Vertrag, vom Kollektivvertrag oder von der internen Regelung ab. Frag gezielt nach. Mündliche Versprechen verpuffen.

Probleme ansprechen, ohne zu jammern#

Es gibt Dinge, die dich stören: zu viele Vertretungen, ein Tool das nie funktioniert, der Kollege, der Deadlines ignoriert. Sprich sie an, aber sachlich. Beschreibe die Situation, nenne die Auswirkung, schlag eine Lösung vor.

So klingt das: "Seit der Umstellung im März verbringe ich pro Woche rund drei Stunden mit manuellen Korrekturen in der Zeiterfassung. Ich würde gern einmal mit der IT sprechen, ob es eine Schnittstelle gibt." Kein Vorwurf, sondern eine Beobachtung mit Vorschlag.

Formulierungen für schwierige Momente#

Diese drei Situationen kommen fast in jedem Gespräch vor. Leg dir die Sätze vorher zurecht. Sonst improvisierst du schlecht.

Unfaire Kritik: "Ich merke, dass das ein wichtiger Punkt für dich ist. Kannst du mir ein konkretes Beispiel nennen, damit ich das einordnen kann?" Das ist kein Widerspruch, sondern eine Rückfrage, die dich aus der Verteidigungsposition holt, und danach kannst du sagen: "Das Beispiel kann ich nachvollziehen, das war anders geplant. Bei [anderem Projekt] lief es aber so und so."

Mehr Verantwortung wollen: "Ich habe in den letzten zwölf Monaten [Beispiel] übernommen und möchte das ausbauen. Was müsste passieren, damit ich ab Q3 den Bereich eigenständig führe?" Du fragst nach Bedingungen. Nicht nach Gefälligkeiten.

Gehalt ansprechen: "Ich möchte über meine Vergütung sprechen. Auf Basis der übernommenen Verantwortung und der Ergebnisse [zwei Belege nennen] stelle ich mir eine Anpassung vor." Zahlen, Verhandlungstricks und den richtigen Zeitpunkt findest du im Ratgeber Gehaltserhöhung fordern, und ob bei euch im Jahr ein festes Fenster dafür existiert, hängt vom Betrieb ab, frag vorher nach dem Prozess.

Schriftlich nachhalten, sonst war es umsonst#

Das Gespräch endet, alle sind erleichtert, und drei Monate später weiß niemand mehr, was vereinbart wurde. Klassiker. Schick innerhalb von zwei Tagen eine kurze Mail mit den Kernpunkten: vereinbarte Ziele, Weiterbildung, offene Punkte, nächster Termin.

So sieht das aus: "Danke für das Gespräch. Wie besprochen übernehme ich ab April das Projekt X eigenständig, der Kurs im Q2 wird intern geprüft, und wir sprechen die Gehaltsanpassung im September erneut an. Bitte melde dich, falls ich etwas falsch notiert habe." Kein Roman. Fünf Sätze reichen.

Checkliste für dein Mitarbeitergespräch#

• Erfolgsliste mit mindestens fünf Punkten, jeder mit Zahl, Datum oder Feedback-Beleg
• Zwei eigene SMART-Ziele für die nächsten sechs Monate, schriftlich formuliert
• Ein Weiterbildungswunsch mit Anbieter, Zeitraum und grober Kostenspanne
• Zwei bis drei Probleme, jeweils mit konkreter Situation und Lösungsvorschlag
• Sätze für Kritik, Verantwortung und Gehalt, laut geübt
• Arbeitsvertrag und Kollektivvertrag überflogen, wo stehen Regelungen zu Fortbildung und Beurteilung
• Notizblock oder Laptop für die eigene Protokollnotiz
• Nachbereitungsmail vorbereitet, damit du direkt danach losschicken kannst

Wenn du beruflich ohnehin am Überlegen bist, ob der aktuelle Job noch passt, schau dir die aktuelle Stellenangebote an. Für einen Wechsel innerhalb Deutschlands lohnt der Blick auf die Jobs in Deutschland, weil dort die Regionen und Branchen nebeneinanderstehen.

Häufige Fragen#

Wie lange dauert ein Mitarbeitergespräch?

Üblich sind 30 bis 60 Minuten, manchmal auch 90 Minuten bei Entwicklungs- oder Zielgesprächen. Frag vorher nach der geplanten Dauer, damit du deine Punkte nicht auf die letzten fünf Minuten quetschen musst.

Was, wenn mein Vorgesetzter gar nichts vorbereitet hat?

Dann übernimm die Struktur. Sag am Anfang: "Ich habe ein paar Punkte vorbereitet, dürfen wir mit dem Rückblick anfangen?" Wer die Agenda setzt, bekommt die besseren Ergebnisse.

Soll ich Kritik an meinem Chef im Gespräch äußern?

Sachliche Rückmeldung ja, grundsätzliche Unzufriedenheit nein. Konzentriere dich auf Themen, die deine Arbeit betreffen, und bringe einen Lösungsvorschlag mit, sonst wirkt es wie Meckern.

Muss ich mein Ziel mit dem Chef abstimmen?

Ja, sonst ist es kein gemeinsames Ziel, sondern ein Wunschzettel. Lass dir die Ziele am Ende nochmal vorlesen oder bestätige sie in der Nachbereitungsmail, dann gibt es später keine Auslegungsdiskussion.

Was mache ich, wenn das Gespräch schlecht läuft?

Bleib sachlich, notiere die Kritik und bitt um ein Folgegespräch, wenn die Zeit nicht reicht. Du kannst Themen auch schriftlich nachreichen, das ist völlig üblich und wird selten negativ ausgelegt.