Kurzer Check
Rate zuerst, ohne Punktabzug. Bei welcher Verwaltungsaufgabe hilft KI in vielen Büros schon heute?
KI-Tools helfen heute bei diesen Aufgaben in Verwaltung und Datenerfassung:
- Rechnungen (Zahlungsaufforderungen von Lieferanten), Belege und Formulare lesen und Felder herausziehen, mit Dokumenten-KI und OCR (Software, die gescannte Seiten als Text liest)
- Daten aus PDFs in Tabellen übertragen
- Daten bereinigen und formatieren
- Routine-E-Mails und Briefe entwerfen
- Dokumente zusammenfassen
- bei der Terminplanung helfen
- Tabellenformeln schreiben
Angenommen, du bekommst jede Woche 40 Rechnungen als PDF. KI kann Rechnungsnummer, Datum, Lieferantenname, Gesamtbetrag und Währung in Sekunden herausziehen. Danach prüfst du eine Stichprobe gegen das Original, bevor die Daten irgendwohin gehen.
Ein Prompt für Rechnungsfelder
Ein Prompt ist die Nachricht, die du an ein KI-Chat-Tool schickst (eine App, die Antworten auf das schreibt, was du eintippst). Hier ist einer für Rechnungen:
Lies den Rechnungstext unten und zieh diese Felder heraus: Rechnungsnummer,
Datum, Lieferantenname, Gesamtbetrag, Währung. Schreib jeden Wert in eine
eigene Zeile, mit dem Feldnamen davor. Wenn ein Feld fehlt oder schwer zu
lesen ist, schreib FEHLT. Rate keinen Wert.
[Füge hier ein erfundenes oder freigegebenes Beispiel ein]Lücken füllen
Füll die Lücken, damit das Tool nicht rät.
Prompt
Zieh aus der Rechnung unten heraus. Wenn ein Feld fehlt oder schwer zu lesen ist, schreib .
Probier es aus
Deine Schritte, etwa 2 Minuten
- 1.Denk dir eine kurze Rechnung aus: eine Nummer, ein Datum, einen Lieferanten, einen Gesamtbetrag und eine Währung. Füg sie unter den Prompt oben ein, lass ihn laufen und prüf jedes Feld gegen dein erfundenes Original.2 Min.